Az elektronikus számlázás bevezetésének lehetőségét először, azaz az e-számlák kiállításához szükséges törvényi szabályozást a 20/2004 (IV.21) PM rendelet valósította meg, melyet 2008 január 1-el hatályon kívűl helyeztek.

A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 168/A§-a definiálja, mely (1) bekezdése kimondja, hogy:

A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

168/A§ 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény

A fentieken túl a törvény (2) bekezdése meghatározza az (1) bekezdésben foglalt követelményeknek való megfelelés módját is, azaz:

(2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

168/A§ 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény

A fentiek alapján – némileg leegyszerűsítve a definíciót – azt mondhatjuk, hogy az e-számla nem más, mint az áfa-törvényben meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki, és fogadtak be.

Az elektronikus aláírás hitelesen igazolja a számla kiállítójának személyét, továbbá biztosítja az elektronikus számla hitelességét, tartalmának megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét...stb, vagyis az időbélyeggel együtt eleget tesz a 2007/CXXVII ÁFA törvény 175§-ban foglalt követelményeknek.

Fontos tudni, hogy az elektronikus számla formai, tartalmi és egyéb követelményeit meghatározó hazai rendeletek és törvények az Európai Uniós direktíva (2001/115/EC) alapján készültek, vagyis azzal harmonikusak, így a magyar jogszabályok alapján kiállított e-számla megfelel az Uniós követelményeknek.

Számítógéppel kiállított számla vs e-Számla

Nyílván sokakban felmerül a kérdés, hogy miért nem elegendő az amúgy is számítógéppel készített számlát/számlaképet egyszerűen valamilyen fájlban a vevő felé e-mailben továbbítani, miért szükséges az e-számlát elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesíteni.

Ezzel kapcsolatban az NAV egyértelmű állásfoglalást adott ki „A számítógéppel kiállított számla vevő felé e-mailen történő továbbítása” címmel. Az állásfoglalás szerint:

Egyre gyakoribb azon adózói gyakorlat, amely szerint az egyébként számítógéppel előállított papíralapú számlát kizárólag elektronikus úton küldik meg a vevő felé. Ugyanakkor a számítógéppel kiállított papíralapú számla, papír alapú előállításától eltekinteni semmilyen esetben nem lehet.

Állásfoglalás NAV

A fentiek alapján tehát a számítógéppel készített számla – amennyiben nem rendelkezik megbízható ellenőrzési kapcsolattal  – papíralapú számlának minősül, így annak továbbítása a vevő részére csak papír formában lehetséges és jogszerű.

Az e-számla formátuma

Az e-számla formátumát, illetve a tartalmi kötelmeket pontosan definiálják a vonatkozó jogszabályok, ennek ellenére néhány dolgot érdemes mégis ezzel kapcsolatban áttekinteni.

A 2007/CXXVII (ÁFA) törvény kimondja, hogy az elektronikus számla az előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Ezen túlmenően a 46/2007 (XII.29) PM rendelet 3§-a meghatározza, hogy:

Elektronikus úton kibocsátott és/vagy ilyen alapon rendelkezésre álló számla esetében az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 47. §-ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibocsátásakor érvényben levő - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - formátumnak megfelelő adatok átadásával kell eleget tenni.

3.§ 46/2007 (XII.29) PM rendelet

Az adóhatóság által elfogadott fájlformátumokról a NAV „Közlemény az elektronikus számlázásról” közleményében olvashatunk, mely pontosan definiálja az általa elfogadott fájlformátumokat, melyek:

• a. .txt formátum (text fájl)
• b. .prn formátum bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, mely nem formázott szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, továbbá nem találhatók a fájlban - a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül - utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik)
• c. .csv formátum
• d. .dbf formátum
• e. .mdb formátum
• f. .xls formátum (Excel fájl)
• g. .xml formátum

„Az előzőekben részletezett fájlformátumokban az elektronikus számlákat kérésre floppyn vagy CD lemezen kell az adózónak az adóhatóság rendelkezésére bocsátania.”

A jogszabály, illetve a NAV közleménye közösen kimondja, hogy az elektronikus számlát az NAV által közzétett formátumban kell az adóhatóság rendelkezésére bocsátani, vagyis a NAV közleményben olvasható fájlformátumok valamelyikét az elektronikus számlából kell előállítani.

A NAV által elfogadott fájlformátumokkal kapcsolatos alapvető probléma, hogy annak ellenére, hogy bár a fenti formátumokban kiállított e-számla, illetve maguk a számla adatok számítógéppel könnyen feldolgozhatóak, azonban a fájlt megnyitva az az emberi szem számára igencsak barátságtalan, nehezen értelmezhető.

Az eleketronikus számla formátumára vonatkozó szabályozásból adódóan, hazánkban jelenleg elérhető e-számla megoldások jellemzően hordoznak valamilyen kényelmetlenséget magukban, melyek:

a. az elkészült e-számla megnyitásához és olvasásához valamilyen – az e-számla megoldást szállító által készített – speciális olvasó szoftver telepítésére van szükség, illetve

b. maga az e-számla eleve legalább két külön fájlformátumban készül, melyek közül az egyik eleget tesz a törvényben meghatározott feltételeknek, míg a másik az emberi olvasó számára értelmezhető könnyen.

Az egyedi fájlformátumban készített elektronikus számlák több nehézséget is okozhatnak mind a kibocsátónak, mind pedig a számla befogadójának (részletesen erről az e-számla formátuma fejezetünkben olvashat). A legnyomósabb okot az egyedi fájlformátum ellen azonban a hazai jogszabályok szolgáltatják. A 24/1995 PM rendelet 1/H. § szerint:

1/H. § (1) Az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla és az 1/F. § (2) bekezdés szerint megőrzött számla helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság részére

a) biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket,

1/H. § 24/1995 PM rendelet

Azaz mind a számla kiállítójának, mind pedig a befogadójának biztosítani kell minden eszközt a NAV részére a számla olvashatóságához. Ezek alapján könnyen belátható, hogy milyen kellemetlen lesz ha néhány év múlva egy ellenőrzés során nem áll rendelkezésre a számla olvasásához szükséges alkalmazás, mivel az alkalmazás készítőjénél a szoftver már nem elérhető (már nem gyártják az adott alkalmazást, formátumot váltottak...stb), vagy éppen már maga az alkalmazás készítője sem létezik. 

A fenti problémákat felismerve fejlesztettük ki a DigitDoc E-számla megoldását, mely:

• a számlaadatokból mindössze egyetlen fájlt készít az emberi olvasó számára is könnyen értelmezhető (Adobe) PDF formátumban,
• ugyanakkor eleget tesz minden vonatkozó törvényi rendelkezésnek is,
• a számlához tetszőleges számú és formátumú melléklet csatolható.

Több e-számla megoldást szállító vállalat esetében tapasztalható az adóhatóság közleményének félreértelmezése, mely eredményeképpen az elkészült elektronikus számlát egy XML formátumú fájlban helyezik el, amit követ a számla hitelesítése (aláírás és időbélyegzés). A hiba az ilyen megoldásokkal az, hogy a NAV nemcsak a fájlformátumot definiálja, de pontosan meghatározta annak felépítését is, vagyis a számlaadatokat tartalmazó XML fájl adatstruktúráját.

Az e-számla tárolása

Az elektronikus dokumentumok digitális archiválását, így az elektronikus számlák megőrzésének módját a 114/2007 (XII.29) GKM rendelet szabályozza.

A rendelet 2.§ kimondja, hogy:

(1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.

2.§ 114/2007 (XII.29) GKM rendelet

A 4.§ kimondja továbbá, hogy:

(1) Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltatót is megbízhat. Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltató útján gondoskodik, akkor az e §-ban foglaltak szerint kell eljárnia a 2. § (1) bekezdés szerinti utólagos módosítás lehetőségének kizárása érdekében.

4.§ 114/2007 (XII.29) GKM rendelet

Tehát a jogszabály értelmében a hiteles elektronikus dokumentumok, e-számlák megőrzéséről, archiválásáról gondoskodhat a kibocsátó is, de azzal megbízható egy digitális archiválás szolgáltatót is.

Természetesen sokakban felmerülhet a kérdés, hogy lehetséges-e az e-számlákat egyszerűen kinyomtatni és hagyományos módon tárolni. A számlák természetesen kinyomtathatóak, de ez nagyjából egyenértékű egy hagyományos számla fénymásolásával. Az elektronikus számlákat csak és kizárólag digitális módon lehet tárolni, hiszen azok csak az eredeti, elektronikus formában alkalmasak adóigazgatási azonosításra (lásd NAV: Közlemény az elektronikus számlázásról, 2005.08.31)

Nagyon fontos tudni, hogy az archiválástól függetlenül egy adott e-számlából tetszőleges mennyiségű másolat készíthető, azok minden esetben eredetinek minősülnek, így szükség szerint eljuttathatóak az arra jogosultak részére. Vagyis a számlákkal kapcsolatos munkafolyamatok megtartásához, feladatok elvégzéséhez nem szükséges minden alkalommal az archív dokumentumtárban tárolt változatot letölteni, miközben eleget teszünk a digitális archiválásra vonatkozó jogszabályi előírásoknak.

Az e-számlára vonatkozó jogszabályok kapcsán érdemes még kitérni a számla befogadójára vonatkozó szabályokra is. Ezzel kapcsolatos bővebb információért kérjük olvassa el az elektronikus számla befogadás című fejezetünket.