Az alábbiakban igyekeszünk összefoglalni azon feltételeket, melyeknek egyrészről kötelezően meg kell felelni-, másrészről pedig javasolt megfelelni az elektronikus számlák kibocsátás kapcsán.

Kötelező feltételek

• 1. Az elektronikus számla kibocsátásához fokozott biztonságú elektronikus aláírásra (illetve az ehhez szükséges tanusítványra) és minősített időbélyegre van szükség. Ebből adódóan csak olyan e-számla megoldás választható, amely segítségével előállított e-számla tartalmazza mind az aláírást, mind pedig az időbélyeget.
• 2. Az elkészült elektronikus számla végső formátumát a jogszabály nem határozza meg, ugyanakkor az elkészült hiteles e-számlából elő kell tudnunk állítani a számlaadatokat tartalmazó fájlt, az APEH által elvárt valamely fájlformátumban (TXT, PRF vagy XML) és a meghatározott adatstruktúrában.
• 3. A számla elkészültét követően gondoskodni kell az elektronikus számlák – jogszabályban meghatározott módon történő – elektronikus archiválásáról is.

Javasolt feltételek

• 4. A bevezethetőség szempontjából nagyon fontos lehet, hogy az elektronikus számlázás képességének megteremtése ne jelentse valamely jelenleg is használt (pl: számlázórendszer) alkalmazás, rendszer cseréjét.
• 5. Az elektronikus számla esetén is igaz, hogy maximális mértékben törekedni kell arra, hogy az elkészült e-számla a lehető leginkább felhasználóbarát legyen. Törekedjünk arra, hogy e-számlánk mindössze egy fájlból álljon, illetve hogy lehetőség szerint ne legyen szükség külön olvasó szoftver telepítésére a befogadói oldalon (gondoljunk bele, hogy mi történne ha minden szállítónktól különböző formátumú e-számlát kapnánk...).
• 6. A papíralapú számlákhoz gyakran tartozik valamilyen számlamelléklet (teljesítési igazolás, szállítólevél...stb). Természetesen nincs ez másként az elektronikus számlák esetében sem, így mindenképpen javasolt olyan megoldás választása, mely lehetőséget teremt tetszőleges számú és formátumú (Ms Word, Excel, Adobe PDF...stb) mellékletek hiteles csatolására.
• 7. A papíralapú számlák előállítása eddig a nyomtató segítségével történt, ezért fontos, hogy az elektronikus számla elkészítése nem vehet több időt igénybe mint ugyanazon számlának papíralapú előállítása, hiszen – bár a számlázás mindenképpen egyszerűsödik – a hatékonyságot azonban csökkenti a lassabb munkatempó.
• 8. Az e-számla bevezetéséhez mindenképpen javasolt olyan rendszert választani, mely a számlák elkészítésén túl gondoskodik azok célbajuttatásáról is, illetve lehetőséget ad az elkészült számlák adminisztrációjára (státusz jelentés, keresés, újraküldés...stb). Ezen funkciók híjján a feladatokat a vállalaton belül kell majd megoldani.
• 9. Az e-számlát befogadó vevőnek a számviteli törvény szerint az elektronikus számlát el kell látnia a számla kontírinformációival. Ahhoz hogy e-számlánkat minnél több vevő elfogadja feltétlen szükséges gondoskondi arról, hogy a kibocsátott elektronikus számla egyszerűen és ingyenesen kontírozható legyen.
• 10. Az elektronikus számlák megfelelő informatikai felkészültség mellett akár automatikusan feldolgozhatóak, azaz nem szükséges a befogadói oldalon a számla tételeinek manuális rögzítése. Ebből kiindulva javasolt olyan e-számla megoldás választása, mely valamilyen nemzetközi stardardhoz vagy akár több standardhoz igazodik, így ugyanezen standardot alkalmazó vevő a részére kiállított e-számlát manuális beavatkozás nélkül dolgozhatja fel, nem kevés időt és pénzt spórolva ezzel.

A DigitDoc E-számla megoldása a fent felsorolt feltételeknek maradék nélkül eleget tesz. A rendszer működésének megismeréséhez kérjük olvassa el a DigitDoc e-Számla fejezetünket.