Tudta Ön, hogy az Elektronikus számlákkal kapcsolatos költségmegtakarítás leginkább befogadói oldalon jelentkezik?

Az e-Számla lehetőséget nyújt, hogy az adatrögzítési feladatok jelentős részétől mentesüljön. Az e-Számla rengeteg előnyt nyújt a hagyományos számlával szemben. 
Az előnyök röviden: 

• olcsóbb
• gyorsabb
• pontosabb
• egyszerűbb
• hatékonyabb
• ellenőrizhetőbb

A következőkben tekintsük át az e-Számla befogadáshoz szükséges feltételeket (Részletekért tekintse meg az eSzámlát kaptam. Mi a teendő? fejezetünket): 

• hitelesség ellenőrzési képesség a hitelesítési kellékek meglétének ellenőrzéséhez
• e-Számla kontírozási képesség
• e-Számla archíválása a törvényi feltételeknek megfelelően
• e-Számla visszakeresési képesség

Az lábbiakban ismerje meg a DigitDoc online e-Számla befogadó rendszerét, mely komplex megoldást nyújt a számla beérkezésétől a kontírozáson át az archiválásig, természetesen továbbra is beruházási költség nélkül. Az ismertetett folyamat módosítható, valamint tovább automatizálható. Egyedi igények esetén keresse ügyfélszolgálatunkat.

1. e-Számla érkeztetése

A folyamat az elektronikus számla email címre érkező értesítéssel kezdődik. A kézbesítés többféle módon történhet, a részletekért olvassa el az e-Számla bemutatás fejezetünket.

Alap esetben a számlák két módon érkezhetnek: 

• Az ügyfél által letöltve és a rendszerbe betöltött számlaként
  Általunk díjmentesen biztosított Windows alkalmazáson keresztül, vagy Nagy tömegű számlabefogadás esetén az átadási könyvtárba lementve
• A DigitDoc szerverén létrehozott központi e-Számla fogadó fiókban (Nagytömegű befogadások esetén)
  Ebben az esetben a DigitDoc végezi az e-Számla letöltéseket, és az ügyfelet értesítjük az érkezett eSzámláról. Vannak olyan kibocsájtók, akikhez be kell jelentkezni az e-Számla letöltéséhez, így ilyenkor meg kell adni a belépéshez szükséges azonosítókat.

A számla érkezésekor ellenőrzésre kerül, hogy megtalálható e a NAV Xml a dokumentumban, és amennyiben nem, vagy szükséges részei hiányosan, úgy az alkalmazás segítségével a hiányzó mezők az ügyfél által kitöltésre kerülnek.

2. Beérkező e-Számla típusok azonosítása

A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 168/A§-a definiálja, mely (1) bekezdése kimondja, hogy:

A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát

Nem rendelkezik azonban arról, hogy a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét miképpen kell biztosítani, így a befogadó rendszer képes a hitelesített és a nem hitelesített típusú számlák befogadására, valamint egységes formátumban történő kezelésére is. Mivel nem biztosítható, hogy az érkezett elektronikus számla hitelessége minden esetben automatikusan ellenőrizhető, így lehetőség van a manuális beavatkozás lehetőségére is.

Elektronikusan aláírt számlák esetén az Adóhatóság számára átadandó formátumok meghatározása szerint, PKI számlák esetén az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet 2. számú mellékletének 2. pontja határozz meg követelményt .pdf formátum és .xml fájl párosításban.

Probléma lehet, hogy ha az érkezett e-Számla mellékletei között a NAV XML megtalálható, de struktúrájában nem megfelelő, még így is megfelel az eSzámlákkal szemben támasztott követelményeknek, így a befogadó rendszerben a hiányzó adatokat manuálisan is meg lehet adni.

Szerencsére az e-Számla rendszerek az önszabályzó mechanizmusok révén ma már jellemzően Pdf alapú elektronikus számlákat használnak NAV XML csatolmányokkal, és ezen dokumentumok feldolgozásának automatizálhatósága megoldott.

3. e-Számla fogadása, hitelesség ellenőrzése

A betöltött elektronikus számlák hitelességének ellenőrzését a DigitDoc alkalmazás végzi a következő lépések szerint:

A DigitDoc alkalmazás ellenőrzi a számlák hitelességét, valamint a törvényben meghatározott hitelesítési kellékek meglétét. A kiállító aláírása mellett elhelyezzük az aláíráshoz kapcsolódó visszavonási listákat, mellyel igazoljuk, hogy elvégeztük a számlák hitelességellenőrzését a 114/2007 (XII. 29.) GKM rendelet (A digitális archiválás szabályairól) előírásainak megfelelően.

Amennyiben az érkezett eSzámlában megtalálható az NAV xml szerinti adat, úgy ezt kiemeli, amennyiben nem, úgy az ügyfél  manuális módon elkészíti a meta adatokat. 

Az ÁFA törvény alapján az okiratok megőrzése elektronikus okiratok tekintetében kízárólag elektronikus formában lehetséges, így a megőrzésnél a továbbiakban is a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szabályai az irányadóak.

5. § (1) Amennyiben az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum megőrzése nem a 6. § szerint történik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával).

5. § (1) 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet

A jogszabály alapján ha kiállított elektronikus számlát nem látták el legalább fokozott biztonságó elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel, továbbá a számla kiállítója, vagy befogadója nem rendelkezik tanúsító szervezet által akreditált zárt rendszerű megőrzéssel, úgy a megőrzésre kötelezett saját maga kell ellássa a dokumentumot legalább fokozott biztonságó elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel.

A jogszabálynak megfelelően az esetleges hitelességellenőrzést, valamint NAV XML feldolgozást követően A DigitDoc rendszer fokozott biztonságú aláírást és minősített időbélyegzőt helyez el a dokumentumon

Amennyiben az érkezett eSzámlában megtalálható az NAV xml szerinti adat, úgy ezt kiemeli, amennyiben nem, úgy az ügyfél  manuális módon elkészíti a meta adatokat. 

Az alkalmazás az elektronikus számlát a vonatkozó meta adatokkal elhelyezzi a DigitDoc Irattárban, valamint a NAV XML dokumentumot átemeli az ügyfél rendszere által felügyelt területre, ahonnan az ERP rendszerek elérhetik.

4. e-Számla kontírozása

A 2000 évi C törvény (a számvitelről) 167§ (1) meghatározza a könyvviteli elszámoláshoz szükséges bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeit. Az (1) bekezdés h) és i) pontjai szerinti kellékek a következőek:

h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás;

i)  a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása;

(1) bekezdés h) és i) 2000 évi C törvény

A számviteli törvény 167§ (7) bekezdése kimondja, hogy:

(7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.

167§ (7) bekezdés A számviteli törvény

A DigitDoc Irattárban a kontzírozás a számla feltöltésekor a DigitDoc alkalmazásban történő begépeléssel teljesíthető. A rendszer a kontír információkat a fokozott biztonságú aláírás és minősített időbélyegző elhelyezését megelőzően megjegyzés mezőként helyezi el a feltöltött elektronikus számla dokumentumon:

A Pdf alapú e-Számla befogadással kapcsolatos árak megtekintéséhez tekintse meg Áraink oldalunkat.