Gondolkodott már azon, hogy a papírra nyomtatott számla-másodpéldányok többségére a megsemmísitéséig többé nem lesz szüksége? Szeretne mégis megfelelni a vontakozó jogszabályoknak? Az igazán költséghatékony megoldás az elektronikus számla-másodpéldány, mely felszabadítja a nyomtatási, tárolási és megsemmisítélsi költségek alól.
A fenti igényeket a DigitDoc File Processor Server (FPS) termékünk elégíti ki.
Elektronikus számla-másodpéldány kiállítása a 24/1995 (XI.22) PM rendelet 1/F§ (2) bekezdése szerint lehetséges, mely kimondja, hogy:
(2) A számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya - nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a nyomtatott változattal mindenben megegyező számlaképet az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (a továbbiakban: Eat.) szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látják el, és az okirat megőrzésére kötelezett [Áfa tv. 179. § (1) bekezdés] teljesíti a külön jogszabályban meghatározott feltételeket.
1/F§ (2) bekezdés 24/1995 (XI.22) PM rendelet
E bekezdés alapján, a nyomtatott változattal mindenben megegyező számlaképet PDF formátumban tudjuk hitelesíteni a jogszabályoknak megfelelően.
A NAV közleménye az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről (2009.10.26) kimondja:
A PKI rendszerű elektronikus úton kibocsátott számláknál nincs akadálya a „kötegelt aláírásnak”, vagyis annak, hogy több elektronikus számlát lássanak el egyszerre egy elektronikus aláírással és időbélyegzővel, amennyiben az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó alapelvek nem sérülnek (jelen közlemény I/1. pont), illetve a számla adóigazgatási azonosításra alkalmas marad (jelen közlemény II/2. pont). Megkérdőjelezhető az alapelveknek történő megfelelés pl. abban az esetben, ha a „kötegelt aláíráshoz” kapcsolódó időbélyegzőben szereplő időpont és a számla kibocsátásának időpontja eltér.
Ha több elektronikus úton kibocsátott számlán helyeztek el egy elektronikus aláírást és időbélyegzőt, akkor ezeket a számlákat a megőrzés során együtt kell kezelni.
2009.10.26 NAV közlemény
Az alkalmazás egy PDF dokumentumra egy aláírást és egy időbélyeget helyez el, így az, hogy az elektronikus dokumentumban hány darab számla-másodpéldány található, az az időbélyegek számát nem befolyásolja.
Érdemes azonban figyelembe venni, hogy az egyben aláírt számlák a későbbiekben csak egyben kezelhetőek.
Önmagában az alkalmazás csak a hitelesítési követelményeket teljesíti, nem tér ki a "114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól" -ban foglalt " védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen." feltételekre.
A DigitDoc FPS egy service típusú alkalmazás, mely nagy rendelkezésre állással biztosítja a elektronikus számla-másodpéldányok, és pdf dokumentumok folyamatos hitelesítését.
Egy adott helyet időközönként figyelve a könyvtárban található Pdf dokumentumokat, egyenként, digitális aláírással, és minősített szolgáltató által kibocsájtott időpecséttel lát el, majd az elkészült hitelesített pdf-et (hiteles elektronikus számla-másodpéldányokat) megadott helyen eltárolja.
Az alkalmazás lehetőséget biztosít az elkészült dokumentumok FTP szerverre történő biztonsági mentésre.
A működéséről folyamatos logot készít, valamint lehetőség van meghatározott hibák esetén egy értesítési Email cím megadására.
Az alkalmazás kiterjesztése lehetőséget biztosít a helyen található Pdf dokumentumok egyetlen Pdf dokumentummá meghatározott időszakonként történő összefűzésére, és azt egyetlen digitális aláírással, és minősített szolgáltató által kibocsájtott időpecséttel látja el, így biztosítva a kötegelt aláírás lehetőségét, valamint a költséghatékony elektronikus számla-másodpéldány tárolást.
Az időszak beállításánál figyelemmel kell lenni az NAV közleményben meghatározottakra, miszerint:
Megkérdőjelezhető az alapelveknek történő megfelelés pl. abban az esetben, ha a „kötegelt aláíráshoz” kapcsolódó időbélyegzőben szereplő időpont és a számla kibocsátásának időpontja eltér
2009.10.26 NAV közlemény
Az alkalmazásban paraméterezhető lehetőséget kínál arra, hogy egy összefűzött Pdf dokumentumba hány darab számla-másodpéldány kerüljön, megkönnyítve az együtt kezelés követelményét.
Előfordul, hogy nem minden számla-másodpéldányt kívánunk a jövőben egyetlen fájlként kezelni, így a DigitDoc FPS lehetőséget biztosít arra, hogy több bemeneti helyet adjunk meg, így a különböző helyen található dokumentumokat az alkalmazás az összefűzés során külön kezeli, megkönnyítve a több telephelyes működést.