A papíralapú dokumentumokról történő – joghatás kiváltására alkalmas, azaz hiteles – elektronikus másolatkészítés szabályait a 13/2005 (X.27.) IHM rendelet szabályozza.

A rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratokról, teljes bizonyító erejű magánokiratokról és a papíralapú számviteli bizonylatokról történő másolatkészítésre. A közokiratnak, illetve magánokiratnak minősülő dokumentumok körét az 1952 évi III. számú törvény 195§ és 196§-, míg a számviteli bizonylatnak minősülő dokumentumok körét a 2000 évi C törvény 166§ definiálja.

A 13/2005 IHM rendelet 4.§ kimondja, hogy 

(1) A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett - módosítás érzékelhető legyen.

4.§ 13/2005 IHM rendelet

A rendelet 4.§ kimondja továbbá, hogy

(4) A másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítésszolgáltató kizárja az álnév használatát...

4.§ 13/2005 IHM rendelet

A rendelt meghatároz további követelményeket is a gazdálkodó szervezetek által őrzött okiratokról és számviteli bizonylatokról készített elektronikus másolatokra vonatkozóan.

A jogszabály szerint a másolatkészítőnek (aki lehet maga az okirat megőrzésére kötelezett is, de akár megbízott harmadik fél is) az elektronikus másolatkészítés során biztosítani kell az eredeti, papíralapú okirat és elektronikus másolata képi vagy tartalmi megfelelését. A két megfelelés közül – egy beérkező dokumentum esetén – nyílván az előbbinek könnyebb megfelelni, hiszen a beérkező dokumentumot egy erre alkalmas dokumentum szkenner segítségével digitalizálhatjuk és a digitális képet az eredeti dokumentummal összehasonlítva meggyőződhetünk és biztosíthatjuk a képi megfelelést.

Az eredeti, papíralapú dokumentummal történő képi egyezés mellett az elektronikus másolatot elektronikus aláírással és időbélyeggel szükséges hitelesíteni annak érdekében, hogy az elkészült elektronikus másolat az eredeti okirattal megegyező bizonyító erejű, illetve azonos joghatás kiváltására alkalmas legyen.

A hitelesítés eszközeit is pontosan definiálja a rendelet 6§ és 7§. A 6§ vonatkozik a gazdálkodó szervezet által őrzött okiratokról- (hatósági határozatok, szerződések, hivatalos levelek...stb) készített elektronikus másolatokra, mely kimondja, hogy: 

...Másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.

6.§ 13/2005 IHM rendelet

A 7§-ban foglaltak vonatkoznak a gazdálkodó szervezett által őrzött számviteli bizonylatokról készített elektronikus másolatokra, mely szerint:

...Másolatkészítő az elektronikus másolatot a 4. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.

7.§ 13/2005 IHM rendelet

A rendeletben foglaltak alapján tehát mind a beérkező okiratokat, mind pedig a számviteli bizonylatokat a digitalizálást követően legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel szükséges ellátni.

A fentieket összefoglalva elmondható, hogy a gazdálkodó szervezet a hozzá beérkező dokumentumokat – legyen az hatóság által kiállított közokirat, más gazdálkodó szervezett által készített magánokirat vagy számviteli bizonylat – megőrizheti a 13/2005 IHM rendeletben foglaltak szerint készített elektronikus formában is. Az így készített elektronikus másolatok az eredeti, papíralapú dokumentumokkal megegyező bizonyító erejűek és azonos joghatás kiváltására alkalmasak, vagyis az eredeti papíralapú dokumentum megsemmisíthető, a dokumentum megőrzése kizárólag elektronikus formában történik.

A számviteli bizonylatok elektronikus formában történő megőrzését a számviteli törvény is támogatja, mely 169.§ (6) bekezdése kimondja, hogy

(6) Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylat - az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével - elektronikus formában is megőrizhető, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

169.§ 2000 évi C (számviteli) törvény

A számviteli bizonylatok elektronikus formában történő megőrzése kapcsán mindenképpen ki kell emelni, a 2000 évi C (számviteli) törvény 167§ (1) bekezdés h) és i) pontjában foglaltakat. A vonatkozó pontok kötelezően előírják a bizonylatra vonatkozó kontírinformációk fetüntetését a bizonylaton. Elektronikus formában tárolt számviteli bizonylatok esetén ezen információkat elektronikus formában szükséges a bizonylathoz „csatolni”. Ezzel kapcsolatos bővebb információért olvassa el Elektronikus számla befogadás című fejezetünket.