A mai gyakorlatot tekintve senki sem lepődik meg azon, hogy milyen óriási mennyiségű dokumentum (szerződések, számlák, hivatalos levelek..stb) érkezik vállalatához nap mint nap, melyek típusuktól függően valamilyen munkafolyamatot indítanak el, vagy illeszkednek bele egy már meglévő munkafolyamatba

A papíralapú dokumentumok kezelése és tárolása rengeteg feladatot és belső szabályozást, illetve a több évre szóló megőrzési kötelezettség komoly anyagi terhet jelent minden gazdálkodó szervezet számára.

Tudta-e Ön, hogy egy 8 évig őrzött egy oldal terjedelmű számviteli bizonylat tárolási költsége raktárban legalább 80 Ft, míg ugyanezen bizonylat tárolása a méregdrága irodában akár 150 Ft is lehet?

A mindennapi munka során gyakran fordul elő, hogy a szükséges dokumentum nincs kéznél, annak beszerzése akár órákba vagy akár napokba is telhet attól függően, hogy az adott dokumentum hol van (irattár, raktár...stb). Sajnos sok esetben az is előfordul, hogy egy dokumentum egyáltalán nem található, hiszen a papírok gyakran felejtődnek ott fiókok mélyén vagy éppen összefogva más dokumentumokkal. Az ilyen esetek lelassítják a munkafolyamatokat és rengeteg bosszúsággal járnak.

A dokumentumok, okiratok, számviteli bizonylatok kezelésével kapcsolatos feladatokat tovább bonyolítják a vállalatunkhoz eleve elektronikus formában érkező dokumentumok. Abban az esetben ha ezek hitelesített elektronikus dokumentumok (pl e-számlák), azaz elektronikus aláírással vannak ellátva, úgy azok megőrzéséről természetesen az eredeti elektronikus formájukban kell gondoskodnunk. Könnyen belátható, hogy az eltérő dokumentum formátumok (papíralapú kontra elektronikus dokumentum, illetve eltérő fájlformátumú elektronikus dokumentumok) az egységes kezelési és tárolási eljárásokat tovább nehezítik.

A fenti problémákra nyújt megoldást a DigitDoc Digitális Irattár, mely lehetővé teszi papíralapú dokumentumai – a vonatkozó jogszabályokban előírt módon – elektronikus formában történő megőrzését, a dokumentumok formátumfüggetlen kezelését és az azokkal kapcsolatos alapvető feladatok ellátását (továbbküldés, jóváhagyás, archiválás...stb), mindezt persze a jelenlegi költségeinek töredékéért, hiszen a DigitDoc Digitális Irattárat használva a berékező papíralapú dokumentumait megsemmisítheti!

A DigitDoc Digitális Irattárat használva Ön rengeteg pénzt és időt takaríthat meg, hiszen tökéletesen megszabadul a dokumentumok kezelésével együttjáró minden nehézségtől. A szükséges levelek, szerződések, számlák másodpercek alatt elérhetővé válnak függetlenül attól, hogy tegnap vagy 6 évvel ezelőtt érkezett Önhöz az adott dokumentum. Nem jelent többé problémát a papírokkal kapcsolatban ha Ön több telephellyel rendelkezik, hiszen a Digitális Irattár minden funkciója akár az Interneten keresztül is elérhető, így vidéki telephelyére érkező dokumentumaihoz is gyakorlatilag azonnal hozzáférhet.

A rendszer működéséről kapcsolatos bővebb információért kérjük olvassa el a Rendszer működése című fejezetünket.

A Digitális Irattár megoldásunkkal kapcsolatban fontos megemlíteni, hogy a rendszer nem kíván sem teljeskörű iktatási rendszer vagy workflow menedzsment rendszer lenni, hiszen az ilyen alkalmazásokból számtalan érhető el ma a piacon. A megoldás sokkal inkább egy olyan űrt kíván kitölteni, melyre a fentebb említett komplex és jellemzően igen drága rendszerek még készültek fel. Ennek érdekében a DigitDoc Digitális Irattár rendszert úgy alakítottuk ki, hogy az bevezethető és használható legyen a meglévő rendszerekkel együtt, az új lehetőség ne igényelje bármely alkalmazásának cseréjét, mindezt természetesen 0 Ft beruházási költség mellett.