Az elektronikus számlázás előnyei

Az elektronikus számla a következő években fel fogja váltani és egyre inkább a háttérbe fogja szorítani a papíralapú számlákat. A megállapításhoz ugyanannyira nem fér kétség sem, mint ahogy ahhoz sem, hogy szükséges-e az e-mail a mindennapi kommunikációban. Ennek alapvető oka, hogy az e-számla rengeteg előnyt nyújt a hagyományos számlával szemben. Az előnyök röviden:  

• olcsóbb

• gyorsabb

• pontosabb

• egyszerűbb

• hatékonyabb

• ellenőrizhetőbb

A hagyományos papíralapú számlázással kapcsolatban felmerülő átlagos költségek összege meghaladja a 400 Ft-ot számlánként. Az elektronikus számla kiállítással ennek akár 70% megtakarítható.

• 1. Mivel az elektronikus számlák elektronikus adatállományként (fájlként) kerülnek kiállításra, ezért azokat nem kell kinyomtatnunk, így a nyomtatás elhagyásával megtakarítjuk a papír és a nyomtatás költségeit. Az e-számlákat természetesen elektronikus úton továbbítjuk vevőink felé, így az előállítással kapcsolatos kiadások mellett teljes mértékben megszabadulunk a boríték- és a postaköltségektől, illetve az esetenként felmerülő faxköltségtől is. A fentiek mellett továbbá megtakarítjuk még az élőmunka ráfordítás költségeit is, hiszen a számlák nyomtatása, a borítékolás, a borítékok címzése, a küldemények postakönyvbe történő felvezetése, a postai ügyintézés, a kinyomtatott számlák lefűzése mind-mind manualitást igénylő feladatok.

• 2. A mai, hazai gyakorlatot tekintve számláink legalább 3 példányban készülnek (vevő, számviteli nyilvántartás és a számlázási alapbizonylatot kiállító), illetve a belső nyilvántartási rendek és eljárások miatt gyakran azokból akár még több fénymásolatot is készítünk. A számvitelről szóló 2000 évi C törvény előírja a számviteli bizonylatok 8 évig történő megőrzését, így nyilvánvaló, hogy ilyen mennyiségű dokumentum kezelése, illetve tárolása komoly feladatot és ezzel párhuzamban költséget jelent. Elektronikus számlák esetén a kezeléssel és tárolással kapcsolatos költségeket számottevő mértékben megtakaríthatjuk. Ezen felül további előny, hogy elektronikus dokumentumaink, vagyis e-számláink nem vesznek el vagy sérülnek meg, illetve bármikor, könnyedén – akár évekkel később is – másodpercek alatt visszakereshetőek és rendelkezésünkre állnak szemben a hagyományos számlákkal.

• 3. Ahogy korábban már említést tettünk róla, az e-számla vevőnkhöz történő eljuttatása lényegesen egyszerűbb és olcsóbb feladat, mivel mentesülünk a számla postai úton történő továbbításától. A költségmegtakarításon túl azonban legalább annyira fontos, hogy e-számlánk sokkal gyorsabban jut el vevőnkhöz, így maga a számla feldolgozása lényegesen felgyorsul. Ellentétben a papíralapú számlákkal az e-számla „állapota” nyomon követhető, így figyelemmel kísérhető, hogy vevőnk megkapta-e, látta-e már a részére kiállított számlát.

• 4. Az elektronikus számlázás további előnye, hogy a kevesebb manuális munkafolyamatból adódóan minimalizálja a hibás, rontott számlák mennyiségét. Itt érdemes továbbá megemlíteni, hogy az e-számla alkalmazásával mentesülünk az esetenként felmerülő hiteles számlamásolatok készítése és küldése alól is, hiszen egyetlen e-számlánk tetszőleges mennyiségben sokszorosítható, annak minden egyes példánya eredetinek és hitelesnek tekintendő.

• 5. A fentieken túlmenően mindenképpen az előnyök közé kívánkozik az e-számlával együtt járó tekintély és preztizs érték, mivel a hagyományos számlázáshoz képest ez a technológia még nagyon újnak tekinthető a hazai és az európai üzleti gyakorlatban.

• 6. Végezetül pedig fontosnak tartjuk kiemelni az e-számla környezetbarát mivoltát, hiszen bevezetésével irodánk papírfogyasztása nagy mértékben csökken.

  Amennyiben a fentiek felkeltették érdeklődését és szeretne részletesebben is megismerkedni cégünk e-számla megoldásával, kérjük olvassa el a DigitDoc e-Számla megoldása című fejezetünket.