Az elektronikus számla kiállítás folyamata
Az elektronikus számlázás lépései:
1. Az Ön jelenlegi számlázó alkalmazása a számlaadatokat a nyomtató helyett elektronikus fájlba „nyomtatja”.
2. A számlaadatok elküldésre kerülnek, melyet a DigitDoc alkalmazás szervere automatikusan fogad (ennek módjáról részletesen az Informatikai feltételek részben olvashat).
3. A DigitDoc E-számla rendszer a beérkező számlaadatokból elkészíti a PDF formátumú számlaképet és a szükséges XML csatolmányokat.
4. Az elkészült számlaképet és XML csatolmányokat tartalmazó PDF fájlt ezt követően a DigitDoc aláírás alkalmazása digitális aláírással hitelesíti, majd hitelesítés szolgáltató partnerétől minősített időbélyeget kér az elkészült számlaképhez. Az ilyen módon előállított és hitelesített fájl nevezhető elektronikus számlának.
5. Az elkészült és hitelesített elektronikus számla fájlt a DigitDoc alkalmazás szervere visszaküldi, elhelyezi az Ön saját szerverén, majd törli a DigitDoc szerverről, így biztosítva, hogy fizikailag az elektronikus számla kizárólag az Ön saját szerverén álljon rendelkezésre.
6. A DigitDoc alkalmazás szervere - az elkészült számlák későbbi visszakereshetőségének biztosítása érdekében - bizonyos számlainformációkat az elektronikus számla adminisztrációs rendszer saját adatbázisában rögzíti (pl: vevő neve, számla sorszáma, vevő e-mail címe...stb). Ebben az adatbázisban rögzül természetesen az elkészült számlákkal kapcsolatos log-fájl is, mely tartalmazza az e-számlák készítésének minden lépésével kapcsolatos ellenőrző adatokat.
7. A fentieket követően a DigitDoc alkalmazás szervere e-mailben értesíti a vevőt a számla elkészültéről. Az elkészült számlát a vevő felé nem továbbítja rendszer, mindössze azon weboldal hivatkozását küldi meg, melyről a e-számla titkosított csatornán letölthető. Az adott oldal elérhetősége egyedi azonosítókkal ellátott, így a vevő kizárólag a számára aktuálisan kiállított számlát tudja letölteni.
8. A fentiek szerint a számlakészítés folyamatát, az értesítő e-mail és a számla letöltésének státuszát, valamint a számla bizonyos adatait a DigitDoc E-számla adminisztrációs rendszer rögzíti. Az adminisztrációs rendszerben így a teljes folyamat a későbbiekben ellenőrizhető. Természetesen a DigitDoc alklamazás szervere a folyamatról log fájlt is készít, így az ellenőrzés akár automatikusan is történhet a kiállító oldalán.
Az elektronikus számla kiállítás folyamata
Az elektronikus számlázás lépései:
1. Az Ön jelenlegi számlázó alkalmazása a számlaadatokat a nyomtató helyett elektronikus fájlba „nyomtatja”.
2. A számlaadatok elküldésre kerülnek, melyet a DigitDoc alkalmazás szervere automatikusan fogad (ennek módjáról részletesen az Informatikai feltételek részben olvashat).
3. A DigitDoc E-számla rendszer a beérkező számlaadatokból elkészíti a PDF formátumú számlaképet és a szükséges XML csatolmányokat.
4. Az elkészült számlaképet és XML csatolmányokat tartalmazó PDF fájlt ezt követően a DigitDoc aláírás alkalmazása digitális aláírással hitelesíti, majd hitelesítés szolgáltató partnerétől minősített időbélyeget kér az elkészült számlaképhez. Az ilyen módon előállított és hitelesített fájl nevezhető elektronikus számlának.
5. Az elkészült és hitelesített elektronikus számla fájlt a DigitDoc alkalmazás szervere visszaküldi, elhelyezi az Ön saját szerverén, majd törli a DigitDoc szerverről, így biztosítva, hogy fizikailag az elektronikus számla kizárólag az Ön saját szerverén álljon rendelkezésre.
6. A DigitDoc alkalmazás szervere - az elkészült számlák későbbi visszakereshetőségének biztosítása érdekében - bizonyos számlainformációkat az elektronikus számla adminisztrációs rendszer saját adatbázisában rögzíti (pl: vevő neve, számla sorszáma, vevő e-mail címe...stb). Ebben az adatbázisban rögzül természetesen az elkészült számlákkal kapcsolatos log-fájl is, mely tartalmazza az e-számlák készítésének minden lépésével kapcsolatos ellenőrző adatokat.
7. A fentieket követően a DigitDoc alkalmazás szervere e-mailben értesíti a vevőt a számla elkészültéről. Az elkészült számlát a vevő felé nem továbbítja rendszer, mindössze azon weboldal hivatkozását küldi meg, melyről a e-számla titkosított csatornán letölthető. Az adott oldal elérhetősége egyedi azonosítókkal ellátott, így a vevő kizárólag a számára aktuálisan kiállított számlát tudja letölteni.
8. A fentiek szerint a számlakészítés folyamatát, az értesítő e-mail és a számla letöltésének státuszát, valamint a számla bizonyos adatait a DigitDoc E-számla adminisztrációs rendszer rögzíti. Az adminisztrációs rendszerben így a teljes folyamat a későbbiekben ellenőrizhető. Természetesen a DigitDoc alklamazás szervere a folyamatról log fájlt is készít, így az ellenőrzés akár automatikusan is történhet a kiállító oldalán.