Elektronikus számla befogadás

Az elektronikus számlákat nyilvánvalóan nem csak kibocsátani lehet, de befogadni is szükséges. A vonatkozó jogszabályok az e-számla kibocsátás feltételei mellett rendelkeznek a befogadói oldal kötelezettségeiről is.

Az elektronikus számlák befogadása esetén – a jogszabályokban előírt, az e-számlára vonatkozó alaki és tartalmi kellékekből adódóan – alapvetően két feladattal szükséges megbírkózni, melyek az a) elektronikus számla kontírozása, valamint annak b) megőrzése, tárolása a Számviteli törvény 169.§-ban meghatározott időtartam alatt.

A törvény előírja, hogy az e-számlákat csak eredeti, elektronikus formában lehet megőrizni, mivel adóigazgatási azonosításra kizárólag ebben a formában alkalmas (további részletekért kérjük olvassa el az E-számla jogszabályi háttér című fejezetünkent). Vagyis az e-számla bár kinyomtatható, azonban az mindössze a hagyományos papír alapú számla lemásolásával egyenértékű.

A 2000 évi C törvény (a számvitelről) 167§ (1) meghatározza a könyvviteli elszámoláshoz szükséges bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeit. Az (1) bekezdés h) és i) pontjai szerint a bizonylaton (számlán) fel kell tüntetni a:

h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás;
i)  a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása;

A számviteli törvény 167§ (7) bekezdése kimondja, hogy:

(7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti bizonylathoz egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva csatolja.

Mivel az e-számlák csak elektronikus formában őrizhetőek meg ezért a kontírinformációkat és a rögzítés időpontját is csak elektronikus formában tudjuk az adott e-számlához rendelni. Erről az APEH által kiadott Közlemény az elektronikus számlázáshoz (2005.08.31) II. pontja is rendelkezik összhangban a számviteli törvénnyel, mely kimondja, hogy

A befogadónak ezt követően a papíralapú számlákhoz hasonlóan lehetősége van a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt "mellékleten", azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik.

 

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Az e-számla kontírozásához a könyvelés módját, az érintett könyvviteli számlák hivatkozását valamilyen a célra alkalmas szoftver segítségével kell a beérkezett elektronikus számlára felvinni vagy hozzácsatolni, majd elektronikus aláírással kell azt ellátni. Az ilyen módon az e-számlához csatolt és elektronikusan aláírt információk megfelelnek a törvényben előírt egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró feltételeknek.

Az elektronikus számlák kontírozása egyszerű feladatnak tűnik, ugyanakkor érdemes megemlíteni, hogy a jelenleg hazánkban elérhető e-számla megoldások szállítói jellemzően nem biztosítják a befogadói oldal számára nélkülözhetetlen kontírozó szoftvert.

A DigitDoc E-számla megoldása fejlesztése során nagy figyelmet fordítottunk a befogadói oldalra vonatkozó jogszabályi előírásokra és ennek megfelelően elkészítettük a DigitDoc rendszere által készített e-számlák kontírozó alkalmazását, melyet bárki ingyenesen használhat.

E-számla kontírozó szoftverünk tartalmaz egy elektronikus aláírás létrehozására alkalmas tanusítványt, így a rendszerünk által készített e-számlák befogadása semmilyen költséget nem jelent az Ön vevője részére, használata pedig percek alatt elsajátítható.

 

Az e-számlák tárolása

Az elektronikus számlák megőrzésére a befogadói oldalon ugyanazon előírások vonatkoznak mint a számla kibocsátójánál, vagyis az e-számlákat a 2000 évi C törvény (a számvitelről) 169 §-ban meghatározott 8 évig szükséges megőrizni a 114/2007 (XII.29.) GKM rendeletben (Digitális archiválás szabályai) előírtaknak megfelelően.

Az e-számlák tárolására, a jogszabályban meghatározott módon történő digitális archiválásra természetesen megoldást nyújt Önnek is a DigitDoc Digitális Archiválási szolgáltatása.