DigitDoc E-számla
Manapság már gyakorlatilag a legkisebb cégek is számítógéppel, valamilyen „dobozos” vagy egyedileg fejlesztett számlázó szoftverrel készítik számláikat, azonban azokat még majd minden esetben kinyomtatják, borítékolják és postai úton továbbítják vevőik felé, pedig kézenfekvőnek tűnik a számlákat elektronikus formában tartani és elektronikus úton továbbítani, hiszen sokkal költségkímélőbb, gyorsabb, hatékonyabb és ellenőrizhetőbb mint a hagyományos számlázási metodika.
Miért érdemes e-számlára váltani?
Egy papír alapú számla előállítási költsége belföldi viszonylatban meghaladja a 250 Ft-ot számlánként, ha pedig azt külföldi vevője részére kívánja megküldeni úgy ez az összeg akár a többszöröse is lehet!
- Ha Ön meg kívánja takarítani a számlázásra fordított összegek akár 70%-át!
- Ha Önnek fontos, hogy számlái sokkal gyorsabban és megbízhatóbb módon jussanak el vevője számára!
- Ha Ön csökkenteni szeretné irodája papírfogyasztását és ezzel párhuzamosan a kötelezendően tárolandó dokumentumok, számlák mennyiségét!
- Ha Ön figyelemmel kívánja kísérni számláinak állapotát, illetve szeretne gyorsabban reagálni a meg nem kapott vagy el nem olvasott számláival kapcsolatban!
- Ha meg szeretne szabadulni a rontott, sztórnózott számlák problémájától, illetve a hiteles másolatok előállításából adódó többletfeladatoktól!
- Ha Önnek fontos, hogy vevője részére termékei / szolgáltatásai hirdetését is eljuttassa a számlával együtt!
- Vagy egyszerűen csak „haladni akar a korral”...
Akkor válassza a DigitDoc E-számla megoldását! Az e-számla nyújtotta előnyökről részletesen a Milyen előnyöket nyújt az e-számla? fejezetünkben olvashat.
Miért a DigitDoc E-számla megoldását válassza?
- A DigitDoc E-számla megoldása nem egy pénzügyi vagy számlakiállító alkalmazás vagy integrált rendszer, mindössze egy olyan külső informatikai modul, mely jelenlegi rendszeréhez kapcsolódva teljeskörű megoldást nyújt az elektronikus számlázás tekintetében!
- Rendszerünket használva az elektronikus számlázás bevezetésével kapcsolatban semmilyen implementációs vagy egyéb beruházási költség nem merül fel!
- A DigitDoc E-számla költségkímélő megoldást jelent, mely eredményeképpen Ön megtakaríthatja hagyományos számlázási költségei akár 70%-t is!
- A DigitDoc E-számla rendszer illesztése jelenlegi pénzügyi rendszeréhez nagyon egyszerű, így az elektronikus számlázás bevezetése akár napok alatt elvégezhető!
- A DigitDoc E-számla megoldását alkalmazva az Ön e-számlája mindössze egyetlen speciális (Adobe) PDF fájl lesz, mely teljes mértékben megfelel a hazai jogszabályi előírásoknak, illetve formátumából adódóan maximálisan felhasználóbarát! Megoldásunkkal együtt ingyenesen a rendelkezésére bocsájtjuk számlaadat export szoftverünkent, mellyel a PDF fájlban található számla adatok pillanatok alatt digitális formában is kinyerhetőek!
- A DigitDoc E-számlával készített elektronikus számlájához Ön tetszőleges formátumú és számú számlamelléketet csatolhat, melyeket rendszerünk az e-számlával együtt ír alá, így azok a számlától elválaszthatatlanok, valamint nem módosíthatóak lesznek.
- A DigitDoc E-számla segítségével előállított PDF formátumú számlák tizedmásodpercek alatt készülnek el szemben a más rendszerekben jellemző 20-30 mp-el, így akár napi több tízezer számla elkészítése sem jelent problémát!
- A DigitDoc E-számla megoldását választva Ön teljeskörű számla-adminsztrációs rendszert kap. Az adminsztrációs rendszerben többek között nyomon követheti számlái állapotát, illetve státuszát, vagyis hogy azt vevője megtekintette-e, letöltötte-e már!
- A DigitDoc E-számla megoldása integrált digitális archiválási szolgáltatást is tartalmaz, így Önnek a jogszabályban előírt számla megőrzési kötelezettség miatt sem aggódnia!
- E-számla megoldásunkhoz természetesen teljeskörű terméktámogatást, verziókövetést valamint szaktanácsadást biztosítunk.
Hogyan működik a DigitDoc E-számla?
Mint ahogyan azt már említettük, a DigitDoc E-számla megoldása nem egy pénzügyi vagy számlakiállító alkalmazás, hanem egy – a meglévő rendszerekhez hozzákapcsolható – külső informatikai rendszer. Ilyen módon cégünk e-számla megoldását választva Önnek nem szükséges komoly beruházásba kezdenie, vagy meglévő rendszereit átalakítani annak érdekében, hogy cégénél az elektronikus számlázás bevezetésre kerüljön.
A DigitDoc E-számla megoldását úgy fejlesztettük ki, hogy az képes legyen fogadni az Ön jelenleg is használt informatikai alkalmazásából vagy integrált rendszeréből elektronikus formában, biztonságos csatornán érkező számlainformációkat. Ehhez mindössze arra van szükség, hogy az Ön rendszere képes legyen a számlaadatok fájlba történő nyomtatására a jelenleg is alkalmazott hagyományos nyomtatás mellett. Ez egyben azt is jelenti természetesen, hogy függetlenül az elektronikus számlázás bevezetésétől Önnek továbbra is lehetősége lesz hagyományos számlák kiállítására.
A beérkezett számlaadatok alapján rendszerünk elkészíti az Ön e-számlját, mely mindössze egyetlen (Acrobat) PDF formátumú fájl lesz. Ezzel kapcsolatos további információért kérjük olvassa el a Miért PDF formátumban készül az e-számla? című fejezetünket.
Az elkészült e-számlák a DigitDoc zárt rendszerbe rendezett szerverein-, az Ön számára külön kialakított tárhelyen kapnak helyet, így azokhoz kizárólag Ön és meghatalmazottai férhetnek hozzá.
E-számla rendszerünk természetesen lehetőséget biztosít a sztornó és a helyesbítő számlák kiállítására is. Ezen típusú számlák elkészítése és vevő részére történő megküldése az e-számlákkal azonos módon történik.
A DigitDoc E-számla kezelő rendszere az e-számla elkészültét követően e-mailben értesíti vevőjét a számla elkészültéről, tehát magát az e-számlát elektronikusan nem továbbítjuk. Vevője az emailben található egyedi link segítségével, egy weblapról, titkosított csatornán keresztül jutthat hozzá e-számlájához, töltheti le azt. Rendszerünket úgy alakítottuk ki, hogy az Ön vevője kizárólag a saját, aktuálisan kiállított számlájához férhessen hozzá.
Rendszerünk természetesen folyamatosan nyomon követi a beérkező számlaadatokat, a számlák elkészítését, illetve azok státuszát, az értesítő levelek kiküldését, valamint azt, hogy vevője belépett-e az e-számla letöltését biztosító weblapra, továbbá hogy letöltötte-e elektronikus számláját.
A DigitDoc E-számla megoldása magában foglalja az e-számla adminisztrációs rendszert is, ahol Ön folyamatosan nyomon tudja követni a rendszer által – fentebb részletezett – információkat, valamint lehetősége van korábbi számláinak paraméterezhető keresésére, megtekintésére, letöltésére, esetleg valamely e-számla újbóli kiküldésére.
Megbízása alapján a DigitDoc E-számla rendszer gondoskodik a jogszabályban előírtak szerint és annak megfelelően a kiállított e-számlák digitális archiválásáról is, oly módon, hogy a rendszerünkkel készített elektronikus számlák egy példányát a kiállítást követően azonnal elhelyezi az Ön számára kialakított digitális archív dokumentum-tárban. Az Ön saját archív dokumentum-tárában tárolt dokumentumokhoz, e-számlákhoz bármikor a későbbiek során hozzáférhet, speciális kereséseket végezhet, illetve tölthet le ott tárolt dokumentumokat.
Miért PDF formátumban készül az e-számla?
A jelenleg elérhető e-számla megoldások jellemző velejárója, hogy az általuk készített elektronikus számlák megtekintéséhez egy külön alkalmazást kell telepíteni számítógépünkre, hiszen ezen e-számlák a Windows által nem ismert formátumban készülnek. Könnyen belátható, hogy hova vezet akár már néhány e-számla megoldás szállító megjelenése a hazai piacon, hiszen így minden eleketronikus számla megtekintéséhez külön-külön kell majd olvasó szoftvereket számítógépünkre telepíteni annak függvényében, hogy ki volt a számla kibocsátója.
Ezen felül van néhány további, kevésbé kézenfekvő probléma is, mellyel akkor szembesülünk ha az e-számlát külföldi partnerünk részére állítjuk ki. A legtöbb hazai e-számla megoldáshoz tartozó olvasó program legtöbbször csak magyar nyelven készül, így külföldi partnereink gondban lehetnek a részükre kiállított e-számla megnyitásával. Gondoljunk csak bele! Valószínűleg senki sem szívesen telepítene egy kizárólag kínai nyelven működő alkalmazást a számítógépére.
A másik probléma az egyedi fájlformátumban készült, kizárólag a formátumhoz készített olvasó szoftverrel megnyitható e-számlákkal kapcsolatban az eltérő operációs rendszerekből adódik. A jelenleg hazánkban elérhető megoldásokhoz tartozó olvasó szoftverek kivétel nélkül Windows alapon működnek, így egy Mac OS X (Apple) vagy Linux alapokon működő számítógépre gyakorlatilag lehetetlen telepíteni őket.
A fenti nehézségeket felismerve a DigitDoc E-számla megoldását úgy fejlesztettük, hogy az általa készített e-számla mindössze egyetlen PDF formátumú fájl legyen. Az Acrobat által létrehozott fájlformátum az egész világon ismert, az ilyen típusú fájlok megnyitásához, olvasásához szükséges Adobe Reader számtalan nyelven és bármilyen operációs rendszeren működő változatban létezik, illetve gyakorlatilag alig van olyan számítógép a világon, melyre ne lenne telepítve.
A leírtak mellett nézzük, hogy milyen előnyöket nyújt a PDF fájlformátumot alkalmazó DigitDoc E-számla:
- Felhasználóbarát formátum, az emberi olvasó számára könnyen értelmezhető, szükség szerint azonnal nyomtatható.
- Nincs szükség semmilyen egyedileg fejlesztett olvasó alkalmazás telepítésére.
- A számla olvasásához szükséges Adobe Reader számtalan nyelvi verzióban, minden operációs rendszerhez elérhető.
- A DigitDoc E-számla rendszerrel kiállított e-számla mindössze egyetlen fájl, mely azon túl hogy megjelenítésében maximálisan felhasználóbarát, számítástechnikai feldolgozása is automatizálható.
- A PDF kiterjesztésű fájlokat a legtöbb felhasználó jól ismeri, nincs szükség magyarázatra az e-számla fájlformátumával kapcsolatban.
- Az Adobe Reader már a 7.0 verziója óta képes az elektronikus aláírások és időbélyegek, valamint a visszavont aláírások online ellenőrzésére.
- A DigitDoc E-számla rendszerrel kiállított PDF formátumú e-számla minden tekintetben eleget tesz a jogszabályban meghatározott feltételeknek, illetve az elfogadott az APEH által is (erről részletesebben a Milyen formátumú az e-számla? című fejezetünkben olvashat).
- A DigitDoc E-számla rendszerrel kiállított PDF formátumú e-számla az Ön és partnerei részére ingyenesen biztosított alkalmazás segítségével elektronikusan is feldolgozható, így a számla könyvviteli feldolgozása a befogadó oldalán automatizálható.
