Az elektronikus számla kiállítás folyamata

 

Az elektronikus számlázás lépései:

1. Az Ön jelenlegi számlázó alkalmazása a számlaadatokat a nyomtató helyett elektronikus fájlba „nyomtatja”.

2. A számlaadatokat tartalmazó fájlt és az esetleges PDF számlaképet és az egyéb mellékleteket a SZÁMLA KIBOCSÁTÓ rendszere, vagy a SZÁMLA KIBOCSÁTÓ rendszerében telepítendő alkalmazás a DigitDoc szervere felé továbbítja.

3. A DigitDoc eSzámla rendszere fogadja a beérkező számlaadatokat, majd igény esetén elkészíti a PDF formátumú számlaképet és a szükséges XML csatolmányokat.

4. A számlát tartalmazó fájlt ezt követően a DigitDoc aláírás alkalmazása digitális aláírással hitelesíti, illetve hitelesítési szolgáltató partnerétől minősített időbélyeget kér az elkészült számlaképhez. Az ilyen módon előállított és hitelesített fájl nevezhető elektronikus számlának.

5. Az elkészült és hitelesített elektronikus számla fájlt a DigitDoc alkalmazás szervere visszaküldi a küldő alkalmazásnak, mely a SZÁMLA KIBOCSÁTÓ saját rendszerében gondoskodik az elkészült számlák archív célú tárolásáról. Ezt követően a DigitDoc alkalmazás szervere elhelyezi az elkészült számlát a meghatározott tároló helyre (SZÁMLA KIBOCSÁTÓ FTP szerverén, vagy igény esetén a DigitDoc eSzámla adattárban), majd törli a DigitDoc szerverről.

6. A DigitDoc alkalmazás szervere – az elkészült számlák későbbi visszakereshetőségének biztosítása érdekében – bizonyos számlainformációkat az elektronikus számla adminisztrációs rendszer saját adatbázisában rögzíti (pl: vevő neve, számla sorszáma, vevő e-mail címe...stb). Ebben az adatbázisban rögzül természetesen az elkészült számlákkal kapcsolatos log-fájl is, mely tartalmazza az e-számlák készítésének minden lépésével kapcsolatos ellenőrző adatokat.

7. 7. A fentieket követően a DigitDoc alkalmazás szervere e-mailben értesíti a vevőt a számla elkészültéről. Az elkészült számlát a vevő felé nem továbbítjuk, mindössze azon weboldal hivatkozását küldjük meg, melyről a eSzámla titkosított csatornán letölthető. Az adott oldal elérhetősége egyedi azonosítókkal ellátott, így a vevő csakis a számára aktuálisan kiállított számlát tudja letölteni.

8. A fentiek szerint a számlakészítés folyamatát, az értesítő e-mail és a számla letöltésének státuszát, valamint a számla bizonyos adatait a DigitDoc E-számla adminisztrációs rendszer rögzíti. Az adminisztrációs rendszerben így a teljes folyamat a későbbiekben ellenőrizhető. Természetesen a DigitDoc alklamazás szervere a folyamatról log fájlt is készít, így az ellenőrzés akár automatikusan is történhet a kiállító oldalán.