Online eSzámla befogadás
Tudta Ön, hogy az Elektronikus számlákkal kapcsolatos költségmegtakarítás leginkább befogadói oldalon jelentkezik?
Az eSzámla lehetőséget nyújt, hogy az adatrögzítési feladatok jelentős részétől mentesüljön. Az eSzámla rengeteg előnyt nyújt a hagyományos számlával szemben.
Az előnyök röviden: 
-
olcsóbb
-
gyorsabb
-
pontosabb
-
egyszerűbb
-
hatékonyabb
-
ellenőrizhetőbb
A következőkben tekintsük át az eSzámla befogadáshoz szükséges feltételeket (Részletekért tekintse meg az eSzámlát kaptam. Mi a teendő? fejezetünket):
-
dedikált eMail cím az eSzámlák fogadásához
-
hitelesség ellenőrzési képesség a hitelesítési kellékek meglétének ellenőrzéséhez
-
eSzámla kontírozási képesség
-
eSzámla archíválása a törvényi feltételeknek megfelelően
-
eSzámla visszakeresési képesség
Az lábbiakban ismerje meg a DigitDoc online eSzámla befogadó rendszerét, mely komplex megoldást nyújt a számla beérkezésétől a kontírozáson át az archiválásig, természetesen továbbra is beruházási költség nélkül. Az ismertetett folyamat módosítható, valamint tovább automatizálható. Egyedi igények esetén keresse ügyfélszolgálatunkat.
1. eSzámla érkeztetése
A folyamat az elektronikus számla email címre érkező értesítéssel kezdődik. A kézbesítés többféle módon történhet, a részletekért olvassa el az eSzámla bemutatás fejezetünket.
Alap esetben a számlák két módon érkezhetnek: 
- Az ügyfél által letöltve és a rendszerbe betöltött számlaként
Internet Exploreren keresztül, vagy WebDav könyvtárba lementve
- A DigitDoc szerverén létrehozott központi eSzámla fogadó fiókban
Ebben az esetben a DigitDoc végezi az eSzámla letöltéseket, és az ügyfelet értesítjük az érkezett eSzámláról. Vannak olyan kibocsájtók, akikhez be kell jelentkezni az eSzámla letöltéséhez, így ilyenkor meg kell adni a belépéshez szükséges azonosítókat.
A számla érkezésekor ellenőrzésre kerül, hogy valóban eSzámla érkezett, vagy csak valamilyen egyéb (eSzámlának nem minősülő, pl. eMailben küldött papír alapú bizonylat) dokumentum. Amennyiben nem minősül eSzámlának, akkor eMailben értesítjük a megadott személyt, és hibaágra helyezzük a dokumentumot.
2. Beérkező eSzámla típusok azonosítása
A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 175§-a definiálja, mely (2) bekezdése kimondja, hogy:
a. az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni;
 |
Nem rendelkezik azonban arról, ez a hitelesített dokumentum milyen formátumban kerüljön kialakításra, így a befogadó rendszert fel kell készíteni a legkülönbözőbb típusú számlák befogadásának képességére, valamint egységes formátumban történő kezelésére is. Mivel nem biztosítható, hogy az érkezett elektronikus számla hitelessége minden esetben automatikusan ellenőrizhető, így a hosszú távú stabil működés érdekében meg kell valósítani a manuális beavatkozás lehetőségét is.
Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal közleménye az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről (2009.10.26.) rendelkezik az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumokról, mely mellékletében pontosan definiálja az XML dokumentumot, ami alapján az automatikus számla elő feldolgozás egyszerűen biztosítható.
Ugyanezen közlemény azonban meghatároz több egyéb, nehezen azonosítható, és esetlegesen nem strukturáltadat típusú formátumot is, mely típusú dokumentumok automatikus feldolgozhatósága nem, vagy csak nagyon nehezen megvalósítható.
További probléma, hogy ha az érkezett eSzámla mellékletei között az APEH XML megtalálható, de struktúrájában nem megfelelő, még így is megfelel az eSzámlákkal szemben támasztott APEH követelményeknek, mivel a .txt típusú formátumnak így is megfelel, ezért a befogadó rendszerben meg kell határozni az XML dokumentumokkal zemben támasztott hibatűrést.
Mivel nem biztosítható, hogy az érkezett elektronikus számla adattartalma minden esetben automatikusan feldolgozható, így a hosszú távú stabil működés érdekében meg kell valósítani a manuális feldolgozás lehetőségét is a feldolgozáshoz szükséges adatok rögzítéséhez.
Szerencsére az eSzámla rendszerek az önszabályzó mechanizmusok révén ma már jellemzően Pdf alapú elektronikus számlákat használnak APEH XML csatolmányokkal, és ezen dokumentumok feldolgozásának automatizálhatósága megoldott.
2. eSzámla fogadása, hitelesség ellenőrzése
A letöltött elektronikus számlák hitelességének ellenőrzését a DigitDoc alkalmazás végzi a következő lépések szerint:
A DigitDoc alkalmazás ellenőrzi a számlák hitelességét, valamint a törvényben meghatározott hitelesítési kellékek meglétét. Az ellenőrzésről ellenőrzési jegyzőkönyvet állítunk ki, mellyel igazoljuk, hogy elvégeztük a számlák hitelességellenőrzését a 114/2007 (XII. 29.) GKM rendelet (A digitális archiválás szabályairól) előírásainak megfelelően.
Amennyiben az érkezett eSzámlában megtalálható az APEH xml szerinti adat, úgy ezt kiemeli, amennyiben nem, úgy a DigitDoc manuális módon elkészíti a meta adatokat tartalmazó XML fájlt.
Elkészíti a Számlakísérő sablont (szamlakisero.pdf - egy Adobe PDF Form, mely a papír alapú számlák esetén megszokott számlakísérő lapok elektronikus változata), melynek adatmezőit - a Számlához tartozó meta adatokból kinyert adatok alapján - feltölti az adott számla adataival. Csatolmányként elhelyezi az érkezett eSzámlát, valamint a hitelesítési jegyzőkönyvet és érkeztető időbélyeget (nem minősített) helyez el a számlakísérő sablonon, melyből megállapítható a dokumentum-feldolgozás megkezdésének ideje.
A számlához kapcsolt meta adatok az esetleges APEH séma szerinti XML-en felül az alábbi adatokat tartalmazzák:
Az elkészült számlakísérő sablont, valamint az APEH xml, valamint a metra adatokat tartalmazó xml dokumentumot elhelyezzi a DigitDoc Irattárban, valamint az ügyfél részére kialakított tárolóban, ahonnan az ügyfélnél telepített alkalmazás dropbox technológiával átemeli az ügyfél rendszere által felügyelt területre, ahonnan az ERP rendszerek elérhetik.
3. Számlakisérő sablon
A számlakísérő sablonra a későbbiekben egyszerűen ADOBE Reader segítségével is felvihetőek különböző információk (Kontírozás, jóváhagyás, megjegyzések) , így ugyanúgy írhatunk számláinkra, mint ahogy azt a papír alapúak esetében tesszük. A számlakísérő sablon segítségével a különböző formátumú eSzámlák a későbbiekben egységes formátumban állnak rendelkezésre a különböző rendszerekben.
4. eSzámla kontírozása
A 2000 évi C törvény (a számvitelről) 167§ (1) meghatározza a könyvviteli elszámoláshoz szükséges bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeit. Az (1) bekezdés h) és i) pontjai szerint a bizonylaton (számlán) fel kell tüntetni a:
h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás;
i) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása;
A számviteli törvény 167§ (7) bekezdése kimondja, hogy:
|
(7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti bizonylathoz egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva csatolja.
|
A számviteli törvény vonatkozó rendelkezéseit magyarázza az APEH által kiadott Közlemény (2009.10.26) IV. pontja, mely kimondja, hogy
|
Az ennek történő megfelelés érdekében a számla kiállítójának és a számla befogadójának is lehetősége van a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt "mellékleten", azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A csatolt "melléklet" csatolásának részletes technikai kérdéseit (azon belül is kiemelten a hitelesség és a felelősség kérdését) a gazdálkodónak kell szabályoznia a belső működési rendjében.
A Szt. 167.§ (7) bekezdésében előírt követelmények teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben a bizonylat hozzárendelése a könyveléshez a bizonylat sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik.
|
A DigitDoc Irattárban a kontzírozás és a számlakisérő sablonon történő egyéb adatrögzítés két módon történhet:
- A kontírozó munkatársak az DigitDoc Irattár segítségével keresik meg kontírozni kívánt állományt, majd az adatrögzítés végeztével a rendszer a számlakisérő sablonra az adatokat.
- A kontírozó munkatársak a pénzügyi rendszerbenelvégzik a kontírozást, majd a kontírozás végeztével az ERP rendszer automatikusan Web Service segítségével átadja a kontír adatokat a DigitDoc Irattár részére, mely rögzíti az adatokat a számlakisérő sablonon.
Az Online eSzámla befogadással kapcsolatos árak megtekintéséhez tekintse meg Áraink oldalunkat.