E-számla automatikus befogadása
Tudta Ön, hogy az Elektronikus számlákkal kapcsolatos költségmegtakarítás leginkább befogadói oldalon jelentkezik? Az e-számla lehetőséget nyújt, hogy az adatrögzítési feladatok jelentős részétől mentesüljön. Az e-számla rengeteg előnyt nyújt a hagyományos számlával szemben.
Az előnyök röviden: 
-
olcsóbb
-
gyorsabb
-
pontosabb
-
egyszerűbb
-
hatékonyabb
-
ellenőrizhetőbb
Az alábbiakban egy minta folyamatot kívánunk bemutatni az E-számla beérkezésétől a kontírozás befejezéséig. Természetesen a folyamat tetszőlegesen módosítható, valamint tovább automatizálható.
1. E – számla érkezése
A folyamat az elektronikus számla email címre érkező értesítéssel kezdődik. A Szállítótól érkező email-ben található linkről egy PDF kiterjesztésű állomány tölthető le, mely egy elektronikusan aláírt és időbélyeggel ellátott elektronikus számla PDF formátumban. Ez a folyamat is automatizálható egy érkeztető automata segítségével.
Minden egyes fájlhoz két melléklet tartozik, melyek a PDF állomány részeként szerepelnek:Minden egyes fájlhoz két melléklet tartozik, melyek a PDF állomány részeként szerepelnek: Minden egyes fájlhoz két melléklet tartozik, melyek a PDF állomány részeként szerepelnek:
-
APEH által megkövetelt formátumú xml fájl, mely tartalmazza a számlához tartozó információkat, valamint biztosítja a törvényi megfelelést;
-
A Szállító által összeállított xml fájl, amely az APEH formátumhoz képest bővebb számlainformációkat tartalmaz.
2. E – számla fogadása, hitelesség ellenőrzése
A letöltött elektronikus számlák hitelességének ellenőrzése a DigitDoc alkalmazás segítségével történik a következő lépések szerint:
A DigitDoc alkalmazás segítségével a felhasználó automatikusan ellenőrzi a számlák hitelességét. A hiteles számlák mindegyikét mellékletként hozzácsatolja egy Számlakísérő sablonhoz (szamlakisero.pdf - egy Adobe PDF Form, mely a papír alapú számlák esetén megszokott számlakísérő lapok elektronikus változata.), melynek adatmezőit - a Számlához tartozó XML-ből kinyert adatok alapján - feltölti az adott számla adataival. Ezt követően a Számlakísérőt a digitális aláírással látja el, melyből megállapítható a dokumentum-feldolgozás megkezdésének ideje.
Az aláírt Számlakísérőket DMS interfész segítségével eltárolja a Felhasználó DMS rendszerében. Mivel bejövő számlákról van szó (azaz a számlaszám elméletileg lehet azonos két számlán), az egyedi azonosíthatóság érdekében a DMS rendszer egyedi azonosítóval látja el a számlákat.
A DMS rendszerben tárolt számlakísérőkhöz a betároláskor a következő meta adatokat lehet kapcsolni. Ezen adatokat a számlák mellékletében található XML állományokból olvassa ki a rendszer automatikusan.
-
számla sorszáma
-
szállító neve
-
szerződésszám
-
számla teljesítés
-
stb.
A számlához csatolt XML alapján a DigitDoc alkalmazás előállít, és átad az ERP rendszernek egy speciális tartalmú az ERP rendszer Interfésze által specifikált adatállományt, melynek egy-egy sora egy-egy számla adatait tartalmazza. Minden számlához feltünteti a számlakísérő dokumentum egyedi azonosítóját is. Ezen adatállomány ERP rendszerbe történő betöltésekor az Érkeztetés és Elő feldolgozás lezárul.
3. E – számla igazolása
Az igazolásra váró számlák a DMS rendszerből , valamint az ERP rendszerből felhasználók számára megtekinthetők, és kereshetők.
A számlaigazolás folyamata a továbbiakban az ERP rendszerben megszokott WorkFlow alapján történik. Igazoláskor a Számlaigazolók a Számlaigazoló.pdf -en elhelyezett digitális aláírással igazolják a számla teljesítését.
4. E – számla kontírozása
A kontírozó munkatársak az ERP rendszer segítségével keresik meg kontírozni kívánt állományt, majd a kontírozás végeztével az ERP rendszer automatikusan átadja a kontír adatokat a DigitDoc modul részére.
Ezt követően a DigitDoc alkalmazás az állományban szereplő egyedi dokumentum azonosítók alapján letölti a számlakísérő dokumentumokat, majd azokra visszavezeti a kontírozási információkat, ellátja digitális aláírásával a későbbi módosítás lehetőségének kizárására, végül visszahelyezi a DMS rendszerbe. A számlakísérő dokumentumokhoz meta adat szinten is betárolja a kontírozási információkat a DMS rendszerbe.
Amennyiben a fentiek felkeltették érdeklődését és szeretne részletesebben is megismerkedni cégünk e-számla megoldásával, kérjük olvassa el a DigitDoc E-számla megoldása című fejezetünket.
E-számla automatikus befogadása
Tudta Ön, hogy az Elektronikus számlákkal kapcsolatos költségmegtakarítás leginkább befogadói oldalon jelentkezik? Az e-számla lehetőséget nyújt, hogy az adatrögzítési feladatok jelentős részétől mentesüljön. Az e-számla rengeteg előnyt nyújt a hagyományos számlával szemben.
Az előnyök röviden:
-
olcsóbb
-
gyorsabb
-
pontosabb
-
egyszerűbb
-
hatékonyabb
-
ellenőrizhetőbb
Az alábbiakban egy minta folyamatot kívánunk bemutatni az E-számla beérkezésétől a kontírozás befejezéséig. Természetesen a folyamat tetszőlegesen módosítható, valamint tovább automatizálható.
1. E – számla érkezése
A folyamat az elektronikus számla email címre érkező értesítéssel kezdődik. A Szállítótól érkező email-ben található linkről egy PDF kiterjesztésű állomány tölthető le, mely egy elektronikusan aláírt és időbélyeggel ellátott elektronikus számla PDF formátumban. Ez a folyamat is automatizálható egy érkeztető automata segítségével.
Minden egyes fájlhoz két melléklet tartozik, melyek a PDF állomány részeként szerepelnek:Minden egyes fájlhoz két melléklet tartozik, melyek a PDF állomány részeként szerepelnek: Minden egyes fájlhoz két melléklet tartozik, melyek a PDF állomány részeként szerepelnek:
-
APEH által megkövetelt formátumú xml fájl, mely tartalmazza a számlához tartozó információkat, valamint biztosítja a törvényi megfelelést;
-
A Szállító által összeállított xml fájl, amely az APEH formátumhoz képest bővebb számlainformációkat tartalmaz.
2. E – számla fogadása, hitelesség ellenőrzése
A letöltött elektronikus számlák hitelességének ellenőrzése a DigitDoc alkalmazás segítségével történik a következő lépések szerint:
A DigitDoc alkalmazás segítségével a felhasználó automatikusan ellenőrzi a számlák hitelességét. A hiteles számlák mindegyikét mellékletként hozzácsatolja egy Számlakísérő sablonhoz (szamlakisero.pdf - egy Adobe PDF Form, mely a papír alapú számlák esetén megszokott számlakísérő lapok elektronikus változata.), melynek adatmezőit - a Számlához tartozó XML-ből kinyert adatok alapján - feltölti az adott számla adataival. Ezt követően a Számlakísérőt a digitális aláírással látja el, melyből megállapítható a dokumentum-feldolgozás megkezdésének ideje.
Az aláírt Számlakísérőket DMS interfész segítségével eltárolja a Felhasználó DMS rendszerében. Mivel bejövő számlákról van szó (azaz a számlaszám elméletileg lehet azonos két számlán), az egyedi azonosíthatóság érdekében a DMS rendszer egyedi azonosítóval látja el a számlákat.
A DMS rendszerben tárolt számlakísérőkhöz a betároláskor a következő meta adatokat lehet kapcsolni. Ezen adatokat a számlák mellékletében található XML állományokból olvassa ki a rendszer automatikusan.
-
számla sorszáma
-
szállító neve
-
szerződésszám
-
számla teljesítés
-
stb.
A számlához csatolt XML alapján a DigitDoc alkalmazás előállít, és átad az ERP rendszernek egy speciális tartalmú az ERP rendszer Interfésze által specifikált adatállományt, melynek egy-egy sora egy-egy számla adatait tartalmazza. Minden számlához feltünteti a számlakísérő dokumentum egyedi azonosítóját is. Ezen adatállomány ERP rendszerbe történő betöltésekor az Érkeztetés és Elő feldolgozás lezárul.
3. E – számla igazolása
Az igazolásra váró számlák a DMS rendszerből , valamint az ERP rendszerből felhasználók számára megtekinthetők, és kereshetők.
A számlaigazolás folyamata a továbbiakban az ERP rendszerben megszokott WorkFlow alapján történik. Igazoláskor a Számlaigazolók a Számlaigazoló.pdf -en elhelyezett digitális aláírással igazolják a számla teljesítését.
4. E – számla kontírozása
A kontírozó munkatársak az ERP rendszer segítségével keresik meg kontírozni kívánt állományt, majd a kontírozás végeztével az ERP rendszer automatikusan átadja a kontír adatokat a DigitDoc modul részére.
Ezt követően a DigitDoc alkalmazás az állományban szereplő egyedi dokumentum azonosítók alapján letölti a számlakísérő dokumentumokat, majd azokra visszavezeti a kontírozási információkat, ellátja digitális aláírásával a későbbi módosítás lehetőségének kizárására, végül visszahelyezi a DMS rendszerbe. A számlakísérő dokumentumokhoz meta adat szinten is betárolja a kontírozási információkat a DMS rendszerbe.
Amennyiben a fentiek felkeltették érdeklődését és szeretne részletesebben is megismerkedni cégünk e-számla megoldásával, kérjük olvassa el a DigitDoc E-számla megoldása című fejezetünket.