Költségcsökkentés e-számlával

2009. május 19.

Az elektronikus számla várhatóan egyre inkább háttérbe szorítja a papíralapú bizonylatokat, hiszen a hagyományos számlával szemben olcsóbb, gyorsabb, egyszerűbb és könnyebben ellenőrizhető.

Szakértők becslései alapján a hagyományos papíralapú számlázás átlagos költségeinek összege meghaladja a négyszáz forintot számlánként, e-számlával azonban a ráfordítások akár hetven százaléka megspórolható. Igazán jelentős megtakarítás a befogadói oldalon jelentkezik. Az adatrögzítés automatizálásával jelentősen csökken a számlák feldolgozására használt munkaidő, valamint elkerülhetők a hibás rögzítésekből fakadó problémák. A rendszer bevezetése után papír-, nyomtatás-, boríték- és postaköltséggel sem kell számolni. Mivel az e-számla elektronikus adatállományként (fájlként) kerül kiállításra, sokkal gyorsabban eljuttatható a címzetthez. Az elektronikus archiválásnak köszönhetően pedig egyszerűbben visszakereshetők a korábbi számlák. A rendszer alkalmazásával mentesül a cég a hiteles számlamásolatok készítése és küldése alól is, hiszen egyetlen e-számla tetszőleges mennyiségben sokszorosítható, sőt minden egyes példány eredetinek és hitelesnek minősül. Érdemes figyelembe venni a technológia környezetbarát mivoltát is, ugyanis bevezetésével csökken az iroda papírfogyasztása.

Ne nyomtatással archiváljuk!

Seres László, a Digitdoc Kft. kereskedelmi vezetője szerint Magyarországon az e-számlázás lényegesen kisebb mértékben terjedt el, mint ahogy az indokolt lenne. Jelenleg a nagy számlaforgalommal rendelkező fogadó cégek érdeklődnek leginkább iránta. A szakember tapasztalata alapján sok cégvezető nem ismeri pontosan az e-számla előállításának folyamatát, vagy úgy tűnhet számukra, hogy nincsen pontosan szabályozva az elektronikus bizonylatok előállítása és befogadása.

 

"Sokan még mindig nem tesznek különbséget a számítógéppel kiállított számla és az e-számla között. Jó tudni, hogy a computerrel nyomtatott számla - hitelesítés nélkül - papíralapúnak minősül. Leginkább az okoz problémát, hogy az adóhatóság a floppyn vagy CD-n benyújtott txt, print vagy xml fájlformátumot fogadja el, ám azok olvasásához speciális szoftver szükséges. Ezért egyedi megoldást fejlesztettünk ki: az elkészült számla PDF fájlban tárolódik, ami nem kíván speciális programot a bizonylat megtekintéséhez. A befogadás megkönnyítése érdekében az e-számlák rendszerezésére kontírozó alkalmazást készítettük, melyet ügyfeleink partnerei részére is díjmentesen biztosítunk. Nem szabad elfeledkezni az elektronikus számlák helyes archiválásáról sem. Az előírásoknak megfelelően kizárólag digitálisan tárolhatók, vagyis ebben a formában alkalmasak adóigazgatási igazolásra. Kinyomtatásuk viszont egyenértékű egy hagyományos számla fénymásolatával" - mondja Seres.

Biztonságosabb, mint a hagyományos

Elektronikus számla előállítására előbb egy "külsős" céggel kell szerződni, majd néhány nap alatt bevezethető a technológia. A rendszer lényegében egy önálló, külső informatikai modul, amely bármely rendszerhez hozzáilleszthető. A számla elkészítésekor a jelenlegi számlázó alkalmazás elektronikus fájlba "nyomtatja" az adatokat, melyek ezután továbbításra kerülnek a rendszert üzemeltető cég szerverére, ahol elkészítik a PDF formátumú számlaképet és a szükséges XML csatolmányokat. Ezt követően a külsős cég aláírás-alkalmazása digitális aláírással hitelesíti a számlaképet, majd minősített időbélyeget kér rá, valamint elkészíti és csatolja az APEH által megkövetelt XML formátumú számlaadat fájlt. A most már elektronikus számlának nevezhető állományt visszaküldi a kibocsátó cég szerverére, és a számla elkészültéről e-mail üzenetet küld, majd törli a saját adatbázisából a fájlt, ezzel is biztosítva, hogy az e-számla kizárólag a vállalkozás számára álljon rendelkezésre.

Természetesen a későbbi visszakereshetőség érdekében bizonyos számlainformációkat (például vevő neve, számla sorszáma, stb.), illetve az e-számlák készítésével kapcsolatos ellenőrző adatokat saját adatbázisában is rögzíti. A nagyobb biztonság érdekében a számlát a vevő felé nem továbbítja rendszer, hanem e-mailben egy hivatkozást küld, ahonnan titkosított csatornán keresztül letölthető az e-számla. Az adott oldal elérhetősége egyedi azonosítókkal ellátott, így a vevő kizárólag a számára aktuálisan kiállított számlát tudja letölteni.

Problémamentes bevezetés

A Wilo Magyarország Kft-nél logikus lépésnek tűnt az e-számlázás bevezetése, mivel a cégnél a kereskedelmi folyamatok elektronikus úton zajlanak. Fontos szempont volt a költségmegtakarítás és a számlázási folyamatok lerövidítése is. Az új rendszernek köszönhetően az ügyfelek azonnal hozzájuthatnak a számlához, és akár aznap teljesíteni tudják fizetési kötelezettségüket. A technológia másik előnye, hogy pontosan nyomon követhető, melyik ügyfél mikor töltötte le az adott számlát - most már nem hivatkozhatnak arra, hogy nem kapták meg a bizonylatot.

 

"A bevezetés mondhatni problémamentes volt. A használat során tapasztalt pozitívumok hatására több tucat vevőnk elfogadta, hogy e-számlát küldünk, és egyre több partnercégünk fontolgatja a bevezetését. Néhányan persze elzárkóztak az elektronikus számlázástól, ám inkább arról van szó, hogy a cégük infrastruktúrája nincsen felkészülve a váltásra. Partnereink többsége inkább elégedett, hogy egy napon belül hozzájuthat a számlához és az aláírt szállítólevélhez" - részletezi Baji Krisztina, a cég munkatársa.

A Ticketportal vezetői azért döntöttek az e-számlázás bevezetése mellett, mivel a webáruházban vásárolható belépőjegyek többségét a vásárlók bankkártyás fizetés után, akár otthon is kinyomtathatják, és most már a számlát is automatizált módon, e-mailben kapják meg.

"Mivel kiforrott technológiáról van szó, akár néhány nap vagy hét alatt a bevezethető, a fogalmak és a felmerülő kérdések tisztázása azonban hosszabb ideig tarthat. Nálunk azonnal érezhető volt a váltás. Jóval egyszerűbbé vált a számlák nyilvántartása, mivel azok is számítógépen készültek, így rögtön hozzárendelhetővé váltak az adott tételekhez. Némi kezdeti nehézséget a vásárlók tájékoztatása, illetve a felmerülő helpdesk jellegű problémák megválaszolása okozott, ám ezek a nehézségek jellemzően számítógép-használati problémákból adódtak" - foglalja össze Rákász István, a webáruházat is üzemeltető IRSnet HU Kft. PR menedzsere.
 

Érdemes utánaszámolni, hogy mennyit takaríthat meg a cég az elektronikus számlázás bevezetésével. A Digitdoc Kft-nél például az elektronikus számla rendszer havidíja nettó ötezer forint, mely az adott hónapban elkészült elektronikus számlák készítési költségeinek kiegyenlítésére teljes egészében felhasználható. Egy darab e-számla egy darab minősített időbélyeggel nettó nyolcvan forintjába kerül a vállalkozásnak, amennyiben havi ezer darabnál kevesebb számlát bocsát ki. Értelemszerűen minél több a havi kiállított számlamennyiség, annál kevesebb a rendszerhasználati díj. Például öt-tízezer darab között nettó hatvannégy forintba, havi százezer darab felett pedig csak harminchat forintba kerül egy számla. Mivel a szolgáltatás darabáras, a rendszernek nincs beruházási költsége.